Microsoft Word-এ Table of Contents (TOC) এবং Index তৈরি করার মাধ্যমে আপনি আপনার ডকুমেন্টের কাঠামো এবং বিষয়বস্তু আরও সুশৃঙ্খল এবং সহজে নেভিগেটযোগ্য করতে পারেন। এই দুটি ফিচার ডকুমেন্টের দীর্ঘতা এবং জটিলতা কমিয়ে এনে পাঠকদের জন্য একটি সুসংগঠিত নেভিগেশন পদ্ধতি প্রদান করে।
Table of Contents (TOC) তৈরি করা
Table of Contents (TOC) একটি স্বয়ংক্রিয় তালিকা যা ডকুমেন্টের প্রধান শিরোনাম এবং উপশিরোনাম দেখায় এবং সংশ্লিষ্ট পৃষ্ঠার নম্বরও প্রদর্শন করে। এটি একটি বড় ডকুমেন্টের নেভিগেশন সহজ করে তোলে।
TOC তৈরি করার ধাপ:
- Heading Styles ব্যবহার করুন:
- প্রথমে আপনার ডকুমেন্টে Heading Styles (যেমন, Heading 1, Heading 2) ব্যবহার করুন।
- Home Tab থেকে হেডিং ১, ২, বা ৩ নির্বাচন করুন এবং আপনার শিরোনাম বা উপশিরোনামগুলোতে অ্যাপ্লাই করুন।
- Insert Tab-এ যান:
- References Tab-এ যান।
- Table of Contents অপশনটি নির্বাচন করুন।
- এখানে বিভিন্ন প্রি-ডিফাইনড TOC স্টাইল দেখতে পাবেন। আপনার পছন্দের স্টাইলটি নির্বাচন করুন (যেমন, Automatic Table 1 অথবা Automatic Table 2)।
- TOC কাস্টমাইজ করা:
- আপনি Custom Table of Contents অপশনটি নির্বাচন করে TOC-এর বিভিন্ন ফরম্যাট এবং স্টাইল কাস্টমাইজ করতে পারেন (যেমন, পৃষ্ঠার নম্বরের অবস্থান, স্টাইল, ইত্যাদি)।
- TOC আপডেট করা:
- যদি আপনি ডকুমেন্টে নতুন হেডিং যোগ করেন বা পুরনো হেডিং পরিবর্তন করেন, তবে TOC আপডেট করতে Right-click করুন এবং Update Field অপশন নির্বাচন করুন।
- আপনি Update Entire Table নির্বাচন করলে পুরো TOC আপডেট হবে।
Index তৈরি করা
Index হল একটি তালিকা যা ডকুমেন্টে উল্লেখিত গুরুত্বপূর্ণ শব্দ, বিষয় বা বিষয়বস্তু এবং তাদের পৃষ্ঠার নম্বরের সাথে সম্পর্কিত। এটি ডকুমেন্টে বিস্তারিত অনুসন্ধান করতে সহায়ক হয়, বিশেষত দীর্ঘ বা গবেষণামূলক ডকুমেন্টে।
Index তৈরি করার ধাপ:
- Marking the Entries:
- ডকুমেন্টের মধ্যে আপনি যেসব শব্দ বা বিষয়ের জন্য ইনডেক্স তৈরি করতে চান, সেগুলো হাইলাইট করুন।
- References Tab-এ যান এবং Mark Entry অপশনটি নির্বাচন করুন।
- এখানে আপনি ওই শব্দ বা বিষয়ের জন্য একটি প্রধান এন্ট্রি (Main Entry) এবং সাব-এন্ট্রি (Sub Entry) সেট করতে পারেন।
- Mark the Entry Dialog Box:
- Main Entry: এখানে মূল শব্দ বা বিষয়ের নাম দিন (যেমন, “Marketing” বা “Java Programming”)।
- Sub Entry: যদি কোনো সাব-টপিক থাকে, তবে সেটিও উল্লেখ করতে পারেন (যেমন, “History of Marketing” বা “Java Methods”).
- Cross-reference: অন্য কোনো সংশ্লিষ্ট এন্ট্রির দিকে ইঙ্গিত দিতে পারেন।
- Index Insertion:
- একবার সব এন্ট্রি মার্ক করার পর, Insert Index অপশনটি নির্বাচন করুন।
- আপনি এখানে ইন্ডেক্সের স্টাইল, ফরম্যাট এবং পৃষ্ঠার নম্বরের অবস্থান কাস্টমাইজ করতে পারবেন।
- Index Update:
- ডকুমেন্টে নতুন এন্ট্রি যোগ করার পর, Index আপডেট করতে Right-click করুন এবং Update Field নির্বাচন করুন।
Table of Contents এবং Index-এ পার্থক্য
- Table of Contents (TOC): TOC ডকুমেন্টের শিরোনাম এবং উপশিরোনামগুলির স্বয়ংক্রিয় তালিকা, যা পাঠকদের জন্য ডকুমেন্টের কাঠামো সহজ করে তোলে। এটি ডকুমেন্টের শিরোনামগুলোর একটি সারসংক্ষেপ সরবরাহ করে।
- Index: Index হল একটি বিস্তারিত তালিকা যা ডকুমেন্টের মধ্যে উল্লেখিত নির্দিষ্ট শব্দ বা বিষয় এবং তাদের পৃষ্ঠার নম্বর দেখায়। এটি বিশেষ করে যখন ডকুমেন্টে অনেক তথ্য থাকে, তখন বিষয়বস্তুর দ্রুত অনুসন্ধানে সহায়ক।
Table of Contents এবং Index তৈরির সুবিধা
- TOC:
- দ্রুত নেভিগেশন সক্ষম করে, বিশেষ করে বড় ডকুমেন্টে।
- ডকুমেন্টের কাঠামো সহজেই বোঝা যায়।
- পৃষ্ঠার নম্বরসহ প্রধান শিরোনাম এবং উপশিরোনাম দেখায়।
- Index:
- ডকুমেন্টে উল্লেখিত বিশেষ শব্দ বা বিষয়ের দ্রুত খোঁজ পাওয়া যায়।
- একটি ডিটেইল্ড রেফারেন্স সরবরাহ করে, বিশেষ করে দীর্ঘ গবেষণামূলক বা তথ্যবহুল ডকুমেন্টের জন্য।
সারাংশ
Table of Contents এবং Index হল Microsoft Word-এর গুরুত্বপূর্ণ টুলস যা ডকুমেন্টের বিষয়বস্তু এবং কাঠামো আরও সুসংগঠিত করে তোলে। TOC আপনাকে ডকুমেন্টের শিরোনাম এবং উপশিরোনামগুলির সহজ নেভিগেশন প্রদান করে, এবং Index গুরুত্বপূর্ণ শব্দ বা বিষয়গুলোর পৃষ্ঠার নম্বরসহ তালিকা প্রদান করে। এগুলি ডকুমেন্টের পেশাদারিত্ব বাড়ানোর জন্য অত্যন্ত সহায়ক।
Read more
